Overstappen naar declaratiesoftware Collabris: De ervaringen van het Leger des Heils

Overstappen van declaratiesoftware zorgt voor veel nieuwe mogelijkheden. Zo kunnen processen eens goed doorgenomen en waar nodig aangepast worden en kan een frisse inrichting zorgen voor een noodzakelijke opruiming van de gegevens in uw huidige systeem. We kunnen ons echter ook voorstellen dat een dergelijke overstap – voornamelijk bij zorginstellingen die zorg leveren aan een groot aantal cliënten – vragen en onzekerheden op kan roepen. Weten waar u zoal rekening mee moet houden wanneer u van plan bent om te wisselen van declaratiesoftware is dan erg fijn!

Het Leger des Heils maakte in 2017 de overstap naar Collabris. Voorheen gebruikten zij vijf systemen waarin de financiële stromen van de organisatie waren ondergebracht. Met Collabris hebben zij het financiële proces versimpeld door het in zijn geheel in één systeem onder te brengen.

Wij zijn benieuwd wat de belangrijkste reden voor het Leger des Heils was om met Collabris te gaan werken, hoe de overstap is verlopen en hoe zij Collabris zo goed mogelijk hebben geïntegreerd in de organisatie. Om dit te weten te komen spreken we Marcel van den Berg (Manager Applicatiebeheer en Ontwikkeling) en Marlies Houtman (Functioneel Beheerder).

Van vijf losse systemen, naar één compleet systeem

In de periode voordat het Leger des Heils met Collabris ging werken, maakten zij gebruik van vijf systemen waarin gezamenlijk het gehele declaratie en facturatieproces was ondergebracht. Zo werkten zij met twee declaratiesystemen die zij zelf lieten ontwikkelen: “ZDS” en “NZDS”. Marcel: “Deze systemen gebruikten wij voor het versturen van alle facturen en declaraties voor de FZ, de (toenmalige) AWBZ en later de WLZ.” Voor het versturen van declaraties voor de Jeugdwet, de WMO én alle overige financieringsvormen werden de systemen “Monitor” & “ABC” gebruikt. Tot slot gebruikte het Leger voor alles rondom de zorgtoewijzingen het systeem “Columbus”. Marcel: “Deze systemen waren redelijk beperkt, daarnaast kostte het onderhouden van onze eigen declaratiesystemen ons op een gegeven moment heel veel tijd en moeite. Zo kregen we bijvoorbeeld te maken met regelgevingen vanuit de iStandaarden, dit maakte het voor ons té tijdrovend en complex om onszelf langer bezig te houden met de ontwikkeling van een eigen systeem.” Het Leger des Heils besloot in die periode dan ook op zoek te gaan naar een betrouwbare leverancier die tevens kennis en ervaring had in deze regelgevingen. Marcel: “Wij zagen in Qurentis een goede leverancier om deze taak op zich te nemen. In eerste instantie weigerde Qurentis de opdracht omdat ze zichzelf destijds nog te klein vonden voor een opdracht van deze omvang, maar uiteindelijk hebben we jullie toch over weten te halen.”

Overzichten en inzichten met de Dashboard module

Omdat Collabris veel mogelijkheden kent, wordt tijdens de implementatieperiode altijd samen met een consultant onderzocht welke manier van werken het beste bij de organisatie past. Voor een organisatie met de omvang van het Leger des Heils is het verkrijgen van inzichten van groot belang. Marlies: “Op zich werkte de combinatie van losse systemen die we gebruikten prima, maar het is fijner om alle acties en taken rondom de declaratiestromen vanuit één systeem te kunnen doen. Wat voor ons verder een heel groot voordeel is, is dat we uit Collabris heel gemakkelijk overzichten kunnen halen. Iedereen kan zien wat er gedeclareerd is, wat er nog open staat en wat er eventueel fout is gegaan. Voor onze organisatie zijn deze inzichten erg belangrijk.” Marcel: “Vaak is het zo dat je bij andere declaratiepakketten afhankelijk bent van zelf geconstrueerde spreadsheets die niet altijd het juiste beeld geven. In Collabris zien wij alle gegevens direct staan en kunnen we veel sneller actie ondernemen en tot een declaratie overgaan.” Marlies: “De inzichten die voor ons zo belangrijk zijn halen wij uit de Dashboard module en uit speciaal voor ons op maat gemaakte overzichten. Hierin zien wij meteen de openstaande acties terug, waardoor we vanuit die overzichten en de Dashboards al onze werkzaamheden kunnen doen.” Marcel: “Deze Dashboards zijn niet alleen handig voor teamleiders en managers, maar ook voor medewerkers die puur en alleen de declaraties uitvoeren.”

Declareren vanuit meerdere functies

Binnen het Leger des Heils worden declaraties verstuurd door mensen in meerdere functies binnen de organisatie. Marcel: “Met ons oude systeem kon alleen een Functioneel Beheerder declaraties versturen. Met Collabris is het mogelijk om dit werk uit te zetten bij mensen die korter op de werkvloer zitten en hierdoor in gesprek zijn met gemeentes én goed weten wat er gedeclareerd moet worden. Dit is voor ons ook echt een groot voordeel aan het gebruik van Collabris.”

Niet alleen goede software, maar ook goede support

Goede software is niet het enige waar rekening mee wordt gehouden in de overwegingen bij een overstap naar nieuwe declaratiesoftware. Goede support en kennis van de markt zijn zeker zo belangrijk. Marcel: “Qurentis levert erg goede support en de ingang voor deze support is kort, wat voor ons zeker noemenswaardig is. Wij kunnen Qurentis omschrijven als een fijn en flexibel bedrijf dat echt met haar klanten meedenkt, goed op de hoogte is van hoe de markt zich beweegt en daar ook echt in meedenkt. Wij als afnemer vinden dat heel prettig!”

Leave a Reply

Your email address will not be published.