Zorgboerderij de Witte Hoeve is één van de kleinschalige zorgorganisaties die na jarenlang met Qurentis Care te hebben gewerkt, de overstap heeft gemaakt naar Carefriend. Wij zijn benieuwd hoe dit hen bevalt én wat volgens hen juist Carefriend zo’n goede applicatie maakt voor de kleinschalige zorg. Tegelijkertijd heeft Zorgboerdij de Witte Hoeve samen met ons opgetrokken in het MedMij & eOverdracht project. Richelle van Zorgboerderij de Witte Hoeve vertelt ons hoe zij terugkijkt op dit mooie project.
Wat voor soort zorg levert Zorgboerderij de Witte Hoeve zoal?
Richelle: ‘Wij leveren zorg aan mensen met een matig tot ernstig verstandelijke beperking. We bieden 24-uurs zorg waarbij cliënten bij ons wonen en bij ons naar de dagbesteding gaan. Daarnaast komen er zo’n tien tot twaalf cliënten per dag van andere zorgorganisaties naar onze dagbesteding. Dagbesteding vindt bij ons veel buiten plaats, tussen de dieren en in het groen. Daarom komen er juist ook cliënten van andere zorgorganisaties waarvoor dit een meer passende vorm van dagbesteding is.
Momenteel hebben we drie locaties. In juni 2000 is de Witte Hoeve gestart met het bieden van dagbesteding. In 2010 is de eerste locatie met de woonzorg geopend en twee jaar geleden hebben we er een extra dagbestedingsgroep op een nieuwe locatie bijgekregen waar creatieve dagbesteding in combinatie met paardrijden aangeboden wordt. Vanaf 1 september nemen we nog een woongroep over, dus de uitbreiding gaat nog steeds verder.’
Voorheen werkten jullie met Qurentis Care & Collabris, hoe beviel dit?
‘Wij werken al heel lang met Qurentis Care & Collabris en dit is ons altijd heel erg goed bevallen. De koppeling tussen het zorginhoudelijke stuk en het financiële stuk werkt voor ons erg fijn. Verder is het systeem overzichtelijk en je kunt er veel in kwijt. Wat ik ook heel prettig vind is dat je uit Qurentis Care & Collabris gemakkelijk veel relevante data kunt exporteren.’
‘Carefriend is een fijn systeem omdat je het kunt bouwen zoals je zelf wilt, ik denk dat dat echt een kracht is’
Waarom hebben jullie ervoor gekozen om gebruik te gaan maken van Carefriend als nieuw ECD?
‘De keuze voor Carefriend was voor ons een logische keuze omdat we met het stukje PGO en eOverdracht zijn gestart. We waren eigenlijk nog heel tevreden over Qurentis Care, maar wisten ook dat dit op enig moment helemaal ging stoppen vanwege de komst van Carefriend. Een overgang naar een nieuw ECD is altijd spannend, alles moet overgezet worden en medewerkers moeten ineens met een compleet nieuw systeem gaan werken. Nu helpt het wel dat Carefriend er optisch een stuk beter uitziet dan Qurentis Care deed. Ik vind het systeem ook erg fijn en gebruiksvriendelijk werken. Doordat ik bezig ben geweest met het inbouwen van bouwstenen die kwamen kijken bij het stukje eOverdracht, heb ik heel snel geleerd om goed met Carefriend te kunnen werken. Carefriend is een fijn systeem omdat je het kunt bouwen zoals je zelf wilt, ik denk dat dat echt een kracht is.’
Wat is voor jullie het belangrijkst om goed te kunnen werken met een ECD?
‘Rapporteren is erg belangrijk voor ons. We rapporteren zo’n twee tot drie keer per dag over iedere bewoner op de 24-uurs zorg. Voor cliënten op de dagbesteding doen we dit één keer per dag. Rapportages zijn bij ons ook gekoppeld aan de doelen uit het plan, heel fijn dat dit in Carefriend ook mogelijk is. Naast de rapportages per cliënt, hebben we een dagrapportage ingebouwd waarin we de belangrijkste, algemene zaken van de dag kunnen registreren. Daarnaast maken we veel gebruik van het prikbord. Het dossier van de cliënt gebruiken we veel om cliëntgerichte informatie in terug te lezen. Het kunnen werken met locaties is voor ons ook van belang omdat we op verschillende locaties werken. Tot slot werken we actief met het cliënt- en contactpersonenportaal.’
Denk je dat kleinschalige zorgaanbieders andere behoeften hebben in een ECD dan grotere zorgaanbieders?
‘Het compacte van Carefriend is wat ons erg aanspreekt. Omdat je werkt met een veel kleinere doelgroep, heb je veel minder informatie nodig dan wanneer je met een heel uiteenlopende doelgroep werkt. Het overzichtelijke wat Carefriend ons biedt, vind ik juist voor een kleinschalige zorgaanbieder heel prettig. Ook het flexibel kunnen bouwen van wat voor jouw organisatie nodig is, is heel fijn. Juist ook omdat wij niet zoveel nodig hebben. Voorheen (in Qurentis Care) konden we geen functionaliteit weghalen als er in de applicatie iets werd bijgebouwd. Als er nu in Carefriend wordt besloten om iets bij te bouwen waar wij niet direct iets aan hebben, kunnen we ervoor kiezen dit onderdeel niet te gebruiken en hiermee niet zichtbaar te maken in de applicatie. Ik denk dat dit juist voor kleine zorgaanbieders een heel overzichtelijk gevoel geeft. Ook dat Carefriend een webapplicatie is, is een heel grote verbetering. Bij ons loggen heel veel medewerkers vanuit thuis op de telefoon in, om zo alle nieuwe rapportages goed in de gaten te kunnen houden.’
‘De flexibiliteit van Carefriend geeft juist kleinschalige zorgaanbieders een overzichtelijk gevoel’
Hoe is de implementatieperiode verlopen?
‘Het heeft even geduurd voordat we helemaal gewend waren aan de nieuwe applicatie. Binnen de organisatie kan het soms voor onbegrip zorgen om met een nieuw systeem te gaan werken. Dat is ook logisch, omdat het vorige systeem nog prima voldeed. Belangrijk is om dan aan je medewerkers uit te leggen waarom we juist mee moeten met nieuwe ontwikkelingen en niet stil kunnen blijven staan.
De implementatiepartner die we hebben ingeschakeld heeft ons heel goed geholpen met de inrichting van de applicatie. Toen het systeem eenmaal beter ingericht was, merkten we dat ook de medewerkers steeds meer te spreken waren over Carefriend. Ik heb ook steeds meer gebruik gemaakt van de Customer Service afdeling van Qurentis. Voorheen was ik niet volledig op de hoogte hoe het werkte met het inschieten van tickets in het serviceportaal, maar nu maak ik er regelmatig gebruik van én heb ik gemerkt dat dit heel goed werkt.’
Waarom hebben jullie de keuze gemaakt om te gaan werken met het MedMij label?
‘Het is belangrijk om als kleine zorgaanbieder mee te doen met de grote partijen. Anders wordt op een gegeven moment alleen nog maar de stem van de grote zorgaanbieders gehoord. Vanuit de gehandicaptenzorg zijn er ook maar heel weinig partijen die mee zijn gaan doen in het eOverdracht/MedMij project. Dit zie je ook terug in de opgestelde zorginformatiebouwstenen, die zijn nog lang niet altijd goed van toepassing op de gehandicaptenzorg. Wij hebben veel andere kleine zorgaanbieders alert gemaakt op het MedMij label en op eOverdracht, om aan te geven dat het ook voor hen goed zou zijn om nu in te stappen. De meeste kleine zorgaanbieders hebben het echter al druk genoeg en willen daar nu nog niet echt iets van weten. Wij zijn er wel van overtuigd dat, ook al heeft het veel tijd gekost om alles te implementeren, we er uiteindelijk ook juist veel tijd mee zullen winnen.’
Hoe zijn jullie in aanraking gekomen met het MedMij project en eOverdracht?
‘In de nieuwsbrief die we hadden ontvangen van VGN zagen we het voorbij komen. We hadden het ook al een paar keer zien staan in de inkoopdocumenten vanuit het zorgkantoor. Hierdoor dachten we dat meedoen aan het project een verplichting ging worden voor alle zorgaanbieders. Als kleine organisatie moet je mee en is het goed om de boot niet te missen. Daarnaast wilden we graag met de subsidieronde meedoen omdat het anders heel veel kost voor een kleine zorgaanbieder om alles zelf te bekostigen. Ook komt er veel tijd en moeite bij kijken. Om te beginnen moet je een partnerschap vinden in zowel een care als een cure organisatie. Deze hebben wij gevonden in Pantein ziekenhuis, Pantein thuiszorg (cure) en Brabant thuiszorg (Care). Aan deze samenwerking hebben wij heel veel gehad. Dit kom omdat deze partijen er een heel projectteam op hadden zitten met mensen die er echt veel verstand van hadden, terwijl wij het tussen onze normale werkzaamheden door deden. Uiteindelijk zullen alle zorgaanbieders met eOverdracht moeten gaan werken, dus wij zijn heel blij dat we nu goed voorbereid zijn. We kunnen al overdrachten uitvoeren, maar om het echt optimaal te kunnen gebruiken zal het eerst echt stabiel moeten gaan werken vanuit alle aangesloten partijen.’
Hoe is het MedMij project verlopen en waar liepen jullie tegenaan?
‘De zorginformatiebouwstenen hebben we allemaal zelf in een sandbox omgeving gezet, straks worden die overgezet naar onze productie omgeving. In principe zijn we helemaal klaar om van start te gaan, alleen zijn er enkele zaken die vanuit andere organisaties nog niet helemaal werken zoals het zou moeten. Zo moet er een DigiD koppeling tot stand worden gebracht om op de juiste manier in te kunnen loggen. Dit is bij DigiD nog niet het geval, dus kunnen wij beter nog even wachten met uitrollen. Dat we van andere partijen afhankelijk zijn, maakt dat we heel goed moeten timen wanneer we over kunnen.’
‘Zorg dat je mee blijft doen met wat er speelt; het heeft voor alle kleinschalige zorgorganisaties een meerwaarde’
Wat zou je als tip mee willen geven aan andere kleinschalige zorgaanbieders die met het MedMij label willen gaan werken?
‘Voor kleinschalige zorgaanbieders is het aan te raden om er echt voor te zorgen dat je de juiste mensen in huis hebt of haalt, die kunnen bijdragen aan de implementatie van het project. Zorg ook dat je de uren ruim indeelt, omdat je in de praktijk altijd meer tijd kwijt bent dan je op voorhand hebt ingecalculeerd. Vooral omdat het voor iedereen nieuw is. Verder zou ik kleine zorgaanbieders aanraden om je eens te verdiepen in alles rondom eOverdracht, ga er eens over lezen en kijk eens wat het voor jouw organisatie kan betekenen. Zorg dat je mee blijft doen met wat er speelt; het heeft voor alle kleinschalige zorgorganisaties een meerwaarde, zeker als je veel verandering hebt in je cliëntpopulatie. De kwaliteit van de informatie die je doorstuurt is door gebruik te maken van eOverdracht meteen een stuk hoger. Ik denk ook dat wanneer het stuk PGO eenmaal meer gedragen gaat worden in de maatschappij, organisaties meer gaan inzien hoe belangrijk het is.’
